企業法務のデジタル革新 - 司法書士が解説する会社法人登記の最新動向

企業設立手続きのデジタル化が進展し、2024年4月から電子定款の認証手続きが改善されました。発起人等から定款作成代理人への電子委任状が電子メールで送信可能となり、利便性が向上。登記・供託オンラインシステムでは電子委任状と電子署名の有効性を個別に検証する仕組みが確立され、技術的保証も強化。将来的には公正証書のデジタル化も進む予定で、法的手続きのデジタルトランスフォーメーションが加速しています。

商業登記規則等の一部改正により、登記事務の現代化が大きく前進しました。主な改正点は、登記官による電磁的記録の書面化と原本廃棄の許可、外国会社の日本代表者登記手続きの簡素化、投資事業有限責任組合契約の登記範囲拡大です。これにより情報管理の効率化、外国企業の日本進出促進、投資スキームの自由度向上が期待され、企業活動の透明性と国際競争力の強化に寄与します。

国連安保理決議を踏まえた国際テロリスト財産凍結法の改正に伴い、定款認証時の実質的支配者申告書様式が変更されました。株式会社や一般社団・財団法人の設立・変更時に、経営に重大な影響力を持つ実質的支配者が大量破壊兵器関連計画等関係者に該当するか申告する必要があります。この規則改正は2023年6月1日施行で、国際的な不正資金対策の一環として企業設立手続きの透明性を高めるものです。

官報による公告が必要な商業・法人登記手続きにおいて、インターネット版官報の利用が認められるようになりました。電子証明書の追加により、オンライン申請での「公告をしたことを証する書面に代わるべき情報」としての送信や、登記申請書に添付する電磁的記録媒体への記録が可能になりました。無料で取得できるインターネット版官報の活用は、組織変更や役員変更時の公告などの手続きを迅速かつ低コストで実現します。

実質的支配者の認定根拠資料が拡充されました。株式会社設立時の定款認証において、令和4年6月より「証明書」「上申書」等の柔軟な書式が認められ、作成者が会社の適切な立場にある人物であれば、認定資料として有効となります。手続きの簡素化にご注目ください。

犯収法施行規則により、実質的支配者情報一覧の写しは6ヶ月以内作成のものが本人確認書類とされ、議決権保有書類としても扱われます。

新たな制度では、郵送での申立や公的機関発行の身分証による本人確認が可能となり、手続きが効率化されました。

法人番号公表サイトに表示される会社名のフリガナが間違っている場合、管轄の法務局への申出で修正できます。このフリガナは登記申請時に記載された情報が国税庁へ通知されたもので、登記事項証明書には表示されませんがウェブ上では公開されています。修正には「法人名の振り仮名に関する申出書」を提出するだけで、法務局から国税庁へ連絡が行き、情報が自動更新されます。

登記申請を怠ると法人が解散されたり過料を科される可能性があり、通知を受けたら早めに対処しましょう。

公告方法には、官報掲載、新聞紙への掲載、電子公告の3つがあり、内容に応じた選択が必要です。

設立費用には印紙代や登録免許税が含まれ、電子定款の利用で印紙代が不要になるなど、専門家のサポートで手続きを効率化できます。

類似商号は不正目的での使用が禁止され、同一所在地での同一商号も登記不可で、明確で誤認されない商号が重要です。